Die Besteuerung von Waren und Dienstleistungen (Umsatzsteuer)
Mit der Umsatzsteuer (USt) werden der Kauf von Wirtschaftsgütern und die Bezahlung von Dienstleistungen besteuert. Diese Steuer wird auch Mehrwertsteuer genannt und ist eine wichtige Einnahmequelle des Staates.
Die Umsatzsteuer soll am Ende von jenen Personen getragen werden, die die eingekauften Güter und Dienstleistungen verbrauchen (Endverbraucher). Unternehmer:innen, Waren und Dienstleistungen für ihr Unternehmen einkaufen, werden daher in der Regel von der Umsatzsteuer entlastet. Sie sind jedoch dazu verpflichtet, ihren Kunden die Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen, zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen.
In den folgenden Abschnitten erhältst du einen Überblick über die Regelungen zur Umsatzsteuer in Österreich und erfährst, welche Pflichten Unternehmer:innen im Umgang mit der Umsatzsteuer treffen.
Steuerpflicht
Als selbstständig Erwerbstätige:r bist du Unternehmer:in und daher grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig, wenn du folgende Voraussetzungen erfüllst:
- Du bist Unternehmer:in;
- Du erbringst in Österreich;
- Lieferungen oder Leistungen;
- Im Rahmen deiner unternehmerischen Tätigkeit;
- Für die du im Gegenzug bezahlt wirst.
Beispiel: Du bist in Österreich als freischaffende:r Künstler:in tätig und verkaufst Kunstwerke. Außerdem gibst du Workshops für angehende Künstler:innen. Du bist umsatzsteuerpflichtig.
Selbstständige Künstler:innen und Kulturarbeiter:innen sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Es gibt jedoch Fälle, in denen selbstständig Erwerbstätige von der Verrechnung und Abfuhr der Umsatzsteuer befreit sind. Siehe dazu weiter unten.
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, erhältst du vom Finanzamt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer). Diese gibst du in deinen Rechnungen an, damit deine Geschäftspartner:innen erkennen, dass du ein:e umsatzsteuerpflichtige:r Unternehmer:in bist.
Diese UID-Nummer hat besonders für grenzüberschreitende Lieferungen oder Leistungen zu anderen Unternehmen in der EU und im EWR Bedeutung. Durch die Angabe der UID-Nummer erkennen deine Geschäftspartner:innen, dass ihr ein Geschäft zwischen Unternehmer:innen abschließt und wo der/die jeweilige Geschäftspartner/in sein/ihr Unternehmen betreibt (B2B).
Wenn dein jährlicher Umsatz eine bestimmte Höchstgrenze nicht überschreitet, bist du Kleinunternehmer:in (siehe dazu das Kapitel zu Kleinunternehmer:innen). Auf Antrag beim Finanzamt kann auch Kleinunternehmer:innen eine UID-Nummer zugewiesen werden. Das kann besonders im internationalen Geschäftsverkehr von Bedeutung sein.
To do: Oft wird dir die UID-Nummer automatisch mit der Aufnahme deiner betrieblichen Tätigkeit erteilt. Wenn das nicht der Fall ist, musst du die Ausstellung der UID-Nummer bei deinem Wohnsitz- oder Betriebsfinanzamt beantragen. Fülle dazu das Formular U15 aus und übermittle es dem Finanzamt.
Höhe der Umsatzsteuer
Der reguläre Umsatzsteuersatz beträgt in Österreich 20 % des Entgelts der Ware oder Dienstleistung. Es gibt bestimmte Waren und Leistungen, die niedriger besteuert werden:
- 10 % für zB Lebensmittel, Wohnraummiete, Bücher;
- 13% für künstlerische Tätigkeiten. Wichtig ist hier, dass Künstler:innen nicht automatisch immer 13 % Umsatzsteuer verrechnen dürfen, sondern je nach Art ihrer Tätigkeit verschiedene Steuersätze zur Anwendung kommen können;
- Wenn gemeinnützige Vereine einen unternehmerischen Betrieb führen und dieser mit ihrer gemeinnützigen Tätigkeit vereinbar ist, dürfen sie nur 10% Umsatzsteuer verrechnen (siehe dazu das Unterkapitel Steuern und Vereine).
Beispiel: Du bist Choreograf:in und schreibst eine Honorarnote für eine Choreografie, die du für eine:n Auftraggeber:in verfasst hast. Da es sich um eine künstlerische Leistung handelt, kannst du deinem/deiner Auftrageber:in 13 % USt in Rechnung stellen.
Daneben gibst du einmal wöchentlich Tanzunterricht in einem Tanzstudio. Da Unterrichtstätigkeit nicht als künstlerische Leistung zu werten ist, musst du hier 20 % USt verrechnen.
Deine Auftraggeber:innen überweisen dir deine Honorare inkl. der Umsatzsteuer. Du bist zur Abführung der Steuer an das Finanzamt verpflichtet.
Unternehmer:innen erhalten gezahlte Umsatzsteuer zurück: Vorsteuerabzug
Die Umsatzsteuer belastet am Ende nicht die Unternehmer:innen, sondern jene Personen, die die Güter und Dienstleistungen letztlich verbrauchen: Die Endverbraucher.
Wenn Unternehmer:innen Waren oder Dienstleistungen aus betrieblichen Zwecken einkaufen, müssen sie die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer vorläufig zahlen. Sie bekommen jedoch die vorläufig gezahlte Umsatzsteuer – man spricht von Vorsteuer – auf Antrag von dem Finanzamt rückerstattet (Vorsteuerabzug).
Jene Umsatzsteuer, die du als Unternehmer:in vorläufig gezahlt hast, wird mit jener Umsatzsteuer, die andere Unternehmer:innen vorläufig an dich gezahlt haben, gegengerechnet. Je nachdem, ob die geschuldete Umsatzsteuer oder die abziehbare Vorsteuer höher ist, musst du Steuer nachzahlen oder erhältst vom Finanzamt eine Gutschrift.
To do: Um diese Gegenrechnung vorzunehmen, musst du beim Finanzamt regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen (UVAs) und einmal jährlich eine Umsatzsteuerjahreserklärung einbringen. Siehe dazu den Abschnitt weiter unten.
Der Vorsteuerabzug gebührt nur für Einkäufe, die mit deiner betrieblichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen. Wenn du Waren oder Dienstleistungen aus privaten Zwecken kaufst, musst du – wie jeder Endverbraucher – die Umsatzsteuer tragen.
Beispiel: Du bist freischaffende:r Künstler:in, und verkaufst in Österreich deine Kunstwerke. Du bist umsatzsteuerpflichtig. Wenn du für dein Atelier einen Arbeitstisch kaufst, bist du für die im Preis enthaltene und von dir vorläufig gezahlte Vorsteuer vorsteuerabzugsberechtigt. Wenn du jedoch für deine Privatwohnung einen Esszimmertisch kaufst, ist ein Vorsteuerabzug nicht zulässig.
Beispiel: Du bist Musiker:in und hast einen Auftritt, für den du ein Honorar von 500 Euro verlangst. Außerdem gibst du Stunden als private:r Musiklehrer:in und hast in diesem Monat 800 netto verdient:
Honorar Auftritt | € 500 |
13 % USt | € 65 |
Gesamt | € 565 |
Honorar Unterricht | € 800 |
20 % USt | € 160 |
Gesamt | € 960 |
Du hattest im Jänner folgende Ausgaben: |
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Studiomiete | € 400 |
+ 20 % USt | € 80 |
Gesamt | € 480 |
Honorar für einen Werbegrafiker, der einen Folder gestaltet hat | € 300 |
+ 20 % USt | € 60 |
Gesamt | € 360 |
Druckkosten für einen Folder | € 80 |
+ 20% USt | € 16 |
Gesamt | € 96 |
Die Berechnung für das Finanzamt ergibt: |
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Geschuldete Umsatzsteuer: (65 + 160) | € 225 |
Anrechenbare Vorsteuer: (80 + 60 + 16) | € 156 |
Umsatzsteuer-Zahllast |
€ 69 |
Ich verdiene bis zu 35.000 Euro: Ich bin Kleinunternehmer:in
Wenn dein gesamtes, unternehmerisches Netto-Einkommen in einem Jahr höchstens 35.000 Euro netto beträgt und dein Unternehmen in Österreich betreibst, bist du Kleinunternehmer:in. Für Kleinunternehmer:innen gilt die Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs 1 Z 27 Umsatzsteuergesetz. Das bedeutet Folgendes:
- Als Kleinunternehmer:in musst du deinen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen;
- Im Gegenzug darfst du von deinen betrieblichen Ausgaben auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen (sogenannte unechte Umsatzsteuerbefreiung);
- Du musst auf deinen Honorarnoten einen Vermerk anbringen, dass du Kleinunternehmer:in bist und daher keine Umsatzsteuer in Rechnung stellst.
To do: Vermerke auf deinen Honorarnoten beispielsweise folgende Formulierung : „Gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UstG enthält dieser Betrag keine Umsatzsteuer“.
Um zu wissen, ob du Kleinunternehmer:in bist, musst du deinen Nettoumsatz berechnen. Zu diesem Zweck rechnest du von allen deinen unternehmerischen Einkünften die verrechnete Umsatzsteuer heraus. Wenn herauskommt, dass diese Einkünfte höchstens 35.000 Euro betragen, bist du Kleinunternehmer:in.
Achtung: Zu den unternehmerischen Einkünften gehören alle selbständigen Einkünfte. Dazu gehören auch die Mieteinahmen aus der Vermietung einer Wohnung.
Beispiel: Du hast im Jahr 2023 unternehmerische Einnahmen von 38.000 Euro. Diese Einnahmen stammen aus zwei unterschiedlichen Tätigkeiten:
- Einnahmen als freischaffende:r Künstler:in: 32.000 Euro.
- Einnahmen aus der Vermietung einer Wohnung: 6.000 Euro.
Aus diesen Bruttoeinnahmen musst du die Umsatzsteuer herausrechnen. Für deine Tätigkeit als Künstler:in gilt der Umsatzsteuersatz von 13%; für die Vermietung gilt der Umsatzsteuersatz von 10%. Dafür rechnest du wie folgt:
- Nettoumsatz als freischaffende:r Künstler:in: 32.000 Euro brutto / 1,13 = 28.319 Euro
- Nettoumsatz aus der Vermietung: 4.400 Euro brutto / 1,1 = 4.000 Euro
Dein Nettoumsatz beträgt daher in Summe: 32.318 Euro. Du bist Kleinunternehmer:in.
Info: Wenn du ausschließlich künstlerisch tätig bist, liegt die „reale“ Bruttogrenze deiner Einnahmen bei 35.000 Nettoumsatz + 13% Umsatzsteuer, also bei 39.550 Euro.
Für die Grenze von 35.000 Euro gibt es einen Toleranzspielraum: Du darfst diese Grenze innerhalb von fünf Jahren höchstens einmal um 15% überschreiten und daher einen Nettoumsatz von 34.500 Euro machen, ohne dass du deine Eigenschaft als Kleinunternehmer:in verlierst.
Wenn du hohe Betriebsausgaben hast, kann es für dich vorteilhaft sein, nicht von den Regelungen zu Kleinunternehmer:innen Gebrauch zu machen. Denn als Kleinunternehmer:in kannst du keinen Vorsteuerabzug geltend machen und so bei den Betriebsausgaben Kosten sparen.
To do: Wenn du von der Kleinunternehmerregelung keinen Gebrauch machen möchtest, musst du gegenüber dem Finanzamt auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer verzichten (Formular U12). So optierst du in die Umsatzsteuerpflicht.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Du musst das Finanzamt im laufenden Jahr darüber informieren, wie viel Umsatzsteuer du verrechnet hast und wie hoch dein Vorsteuerabzug sein wird. Das machst du im Rahmen einer Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA). Auf Basis dieser Voranmeldung berechnet das Finanzamt, ob du eine Gutschrift oder Lastschrift erhältst (ob du daher mit der Abfuhr der Umsatzsteuer im Plus oder Minus bist).
Je nachdem, wie hoch deine Umsatzsteuer im Vorjahr war, machst du die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich oder quartalsweise:
- Wenn du im Vorjahr bis zu 100.000 Euro Umsatz hattest, musst du die UVA vierteljährlich machen.
- Wenn feststeht, dass du Umsatzsteuer nachzahlen musst, musst du diese zu bestimmten Stichtagen überweisen
- Bei vierteljährlicher Abrechnung sind die Stichtage die Folgenden: 15. Mai für den Zeitraum Jänner bis März, 15. August für den Zeitraum April bis Juni, 15. November für den Zeitraum Juli bis September und 15. Februar für den Zeitraum Oktober bis Dezember.
- Du kannst die UVA alternativ auch monatlich erstatten, kläre das mit dem Finanzamt ab.
- Wenn du im Vorjahr über 100.000 Euro Umsatz hattest, musst du die UVA monatlich machen. Wenn feststeht, dass du keine Gutschrift hast, musst du die Zahlung bis zum 15. des zweitfolgenden Monats machen (zB Umsatzsteuer für Jänner ist bis spätestens 15. März zu melden und einzuzahlen).
Info: Kleinunternehmer:innen müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Auch nicht, wenn sie die auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer verzichtet haben.
Umsatzsteuererklärung
Zusätzlich zu den Umsatzsteuervoranmeldungen musst du jährlich eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen. Dazu ist das Formular U1 der Finanzverwaltung zu verwenden. In weiterer Folge wirst du zur Umsatzsteuer veranlagt bzw. erhälts einen Umsatzsteuerbescheid für das vergangene Jahr.
To do: Du musst deine Umsatzsteuererklärung bis spätestens 30. Juni des Folgejahres über FinanzOnline einreichen. Wenn du die Erklärung in Papierform einreichst, ist das späteste Abgabedatum der 30. April.
Als umsatzsteuerbefreite:r Kleinunternehmer:in musst du keine Umsatzsteuererklärung abgeben. Nur dann, wenn du aus besonderen Gründen Umsatzsteuer zahlen musstest, musst du eine Umsatzsteuererklärung abgeben (zB bei steuerpflichtigen Erwerben innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes).
Achtung: Wenn du als Unternehmer:in Umsätze in anderen Ländern der EU erbringst, musst du unter Umständen zusätzlich zu den Umsatzsteuervoranmeldungen auch eine Zusammenfassende Meldung einbringen. Die entprechenden Meldungszeiträume sind dabei dieselben wie für die Umsatzsteuervoranmeldung: bis zu einem Umsatz von 100.000 Euro musst du dem österreichischen Finanzamt vierteljährlich eine zusammenfassende Meldung dieser Umsätze übermitteln (jeweils zum Ende des Monats, welches auf das Quartalsende folgt: 30.04, 31.07, 31.10, 31.01). Wenn deine Umsätze 100.000 Euro übersteigen, musst du die Zusammenfassende Meldung monatlich einbringen.
Ordnungsgemäße Rechnung
Unternehmer:innen sind verpflichtet, über ihre Lieferungen und Leistungen Rechnungen auszustellen. Die Rechnungen müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit einkaufende Unternehmer:innen auf Basis dieser Rechnung den Vorsteuerabzug machen können.
Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält folgende Angaben:
- Ausstelldatum der Rechnung;
- Name und Anschrift des/der leistenden Unternehmer:in;
- Name und Anschrift der Leistungsempfängerin, des Leistungsempfängers;
- Art und Umfang der Leistung oder Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände;
- Tag der Leistung oder Zeitraum, über den sich die Erbringung der Leistung erstreckt;
- Das in Rechnung gestellte Netto-Entgelt;
- Umsatzsteuersatz und der ausgerechnete Steuerbetrag;
- Fortlaufende Rechnungsnummer;
- Die UID-Nummer der Leistungserbringerin, des Leistungserbringers;
- Bei Rechnungen über 10.000 Euro auch die UID-Nummer der Leistungsempfängerin, des Leistungsempfängers;
Beispiel: Du hast als Mallehrerin einem/einer Schüler:in 20 Stunden Unterricht zu je 30 Euro gegeben. Der Rechnungsbetrag sieht wie folgt aus:
- Honorar von 600 Euro (20h je 30 Euro)
- zuzüglich 20 % Umsatzsteuer
- das sind 120 Euro Umsatzsteuer
Bruttohonorar: 720 Euro.
Achtung: Wenn du die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer/innen in Anspruch nimmst und fälschlicherweise Umsatzsteuer in Rechnung stellst, schuldest du diese auch und musst sie dem Finanzamt abführen. Dies wird als „Steuerschuld kraft Rechnungslegung“ bezeichnet.
Rechnungen bis zu 400 Euro Gesamtbetrag (inklusive Umsatzsteuer) nennt man Kleinbetragsrechnungen. Bei diesen Rechnungen können der Name und die Anschrift des/der leistenden Unternehmer/in, des Leistungsempfängers sowie die Angabe des konkreten Steuerbetrags entfallen. Es genügt, wenn neben dem Bruttobetrag der Steuersatz angeführt wird.
Info: Auch elektronische Rechnungen, die per E-Mail versendet oder als Web-Download zur Verfügung gestellt werden, berechtigen zum Vorsteuerabzug. Sie müssen keine elektronische Signatur enthalten, sofern auf andere Weise sichergestellt ist, dass die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet ist.